Convoquer une assemblée générale de copropriété : délais, contenu et pièges à éviter

1. Le délai : 21 jours au moins

La convocation doit être notifiée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l'assemblée, sauf urgence. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, jamais plus court.

Trois modes de notification sont possibles : la lettre recommandée avec accusé de réception, la lettre recommandée électronique (avec l'accord écrit du copropriétaire) ou la remise en main propre contre récépissé. Le délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre au domicile, du lendemain de l'envoi pour la lettre recommandée électronique, et du jour même pour la remise en main propre.

2. Ce que la convocation doit mentionner

• le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ;
• l'ordre du jour détaillé, avec le texte des résolutions ;
• le lieu et les dates de consultation des pièces justificatives des charges.

Une résolution qui ne figure pas à l'ordre du jour ne peut pas être votée valablement.

3. Les documents à joindre

Joignez un formulaire de vote par correspondance et toutes les pièces nécessaires : annexes comptables, budget prévisionnel, devis de travaux. Certaines pièces conditionnent la validité de la décision (le devis d'un vote de travaux, par exemple), d'autres sont informatives (le rapport du conseil syndical). Des documents obligatoires manquants sont un motif fréquent d'annulation.

4. Les questions des copropriétaires

Tout copropriétaire, ou le conseil syndical, peut demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. Le syndic est obligé de les inscrire : il n'est pas juge de leur opportunité. La demande se fait par lettre recommandée, dans un délai raisonnable avant l'envoi des convocations, avec les documents nécessaires. Trop tardive, elle est reportée à l'assemblée suivante.

5. Les majorités de vote

• Article 24 : majorité simple, les voix « pour » l'emportent sur les voix « contre » (abstentions non comptées).
• Article 25 : majorité absolue, plus de la moitié de tous les tantièmes du syndicat.
• Article 26 : double majorité, la majorité des copropriétaires en nombre et au moins les deux tiers des tantièmes.

Deux passerelles permettent un second vote. Article 25-1 : si l'article 25 n'est pas atteint mais que les voix « pour » représentent au moins un tiers de tous les tantièmes, un second vote est tenu à la majorité de l'article 24. Article 26-1 : si l'article 26 n'est pas atteint mais que la moitié des copropriétaires votants et au moins un tiers des tantièmes sont « pour », un second vote est tenu à la majorité de l'article 25.

6. Pouvoirs et vote par correspondance

Un copropriétaire absent peut donner pouvoir à un mandataire. Un mandataire ne peut pas recevoir plus de 3 pouvoirs, sauf si le total de ses voix (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat. Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent pas recevoir de pouvoir.

Le formulaire de vote par correspondance doit parvenir au syndic au moins 3 jours francs avant l'assemblée. Le copropriétaire ne doit pas en modifier la rédaction, sous peine de voir son vote écarté. Il n'est pas pris en compte si le copropriétaire vient finalement à l'assemblée ou s'y fait représenter.

7. Le déroulement et le procès-verbal

1. Feuille de présence signée par chaque présent (présent, représenté ou participant à distance).
2. Désignation du président de séance et des scrutateurs à la majorité de l'article 24.
3. Vote de chaque résolution : pour, contre ou abstention.
4. Procès-verbal signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs, à la fin de la séance ou dans les 8 jours.
5. Notification des décisions par le syndic dans le mois : en recommandé aux opposants et aux absents, par lettre simple aux autres.

Les opposants et les défaillants disposent de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester une décision devant le tribunal judiciaire. Pour des travaux votés aux articles 25 ou 26, mieux vaut attendre l'expiration de ce délai avant de les commencer.

8. Les erreurs qui coûtent cher

• compter mal le délai de 21 jours (point de départ, jours de présentation du recommandé) ;
• oublier une pièce obligatoire (devis, annexes comptables, formulaire de vote par correspondance) ;
• voter une question qui n'était pas à l'ordre du jour ;
• appliquer la mauvaise majorité, ou se tromper dans le décompte des tantièmes ;
• omettre une question demandée à temps par un copropriétaire.

9. Avec CanalPlace

Dans CanalPlace, vous créez l'assemblée, saisissez les résolutions avec leur majorité, et les convocations partent par e-mail avec un fichier de calendrier. Le délai minimal de 21 jours est contrôlé, la feuille de présence alimente le calcul des résultats, les majorités et les passerelles des articles 25-1 et 26-1 sont appliquées, et le procès-verbal est généré puis signé électroniquement. Le plan Syndic Bénévole est gratuit jusqu'à 50 lots.

Ce guide fournit des informations générales sur le droit de la copropriété français (loi du 10 juillet 1965 et décret du 17 mars 1967). Il ne remplace pas un conseil juridique : vérifiez les textes en vigueur sur Légifrance pour votre situation.